FONCTIONS AVANCEES DE WORD

Utiliser les fonctionnalités de type tri, styles

Tri dans un document Word

· Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur le bouton « trier » dans le groupe « paragraphe » pour ouvrir la boite de dialogue « trier le texte »

· Choisissez « Paragraphes » dans la zone « trier par » et choisissez « texte » dans la zone « type ».

· Modifiez ces menus déroulants et boutons radios pour trier comme vous souhaitez. En plus du tri par texte, vous pouvez également trier par date ou par numéro.

Styles

Un style est un ensemble de caractéristiques de mise en forme (police, taille de la police, couleur etc..) que vous pouvez appliquer aux différentes parties d’un document afin de modifier rapidement son aspect. Les styles apparaissent dans la galerie Styles, un menu visuel situé dans l’onglet Accueil

Pour appliquer un style :

· Sélectionner le texte que vous voulez mettre en forme

· Cliquer sur le style souhaité dans la galerie Styles

Pour modifier un style,

· Cliquer droit sur le style que l’on souhaite modifier dans le groupe style.

· Une boîte de dialogue apparaît qui permet de modifier le style, et la modification s’applique à toutes les occurrences du style dans le document.

Réaliser le publipostage

Le publipostage vous permet de créer un lot de lettres personnalisées où chaque lettre est identique au niveau de la mise en page, de la mise en forme, du texte et des graphiques, à l’exception des parties personnalisées telles que la formule de politesse.

Préparer votre lettre

· Aller dans Publipostage>Démarrer la fusion et le publipostage>lettres.

· Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion

Configurer votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est une source de données qui contiennent les informations que Word utilise pour personnaliser votre lettre.

Ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

· Accéder à Publipostage>bloc d’adresse

· Choisissez un format pour le nom du destinataire dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse.

· Sélectionner OK.

· Sélectionnez Formule d’appel

· Sélectionnez OK pour insérer le champ de la ligne de salutation

· Accéder à Fichier>Enregistrer

Pour insérer d’autres informations personnalisées à partir de votre liste de diffusion, voir Ajouter des champs de fusion et publipostage un par un.

Afficher un aperçu des lettres et les imprimer

· Allez dans publipostage>Aperçu des résultats pour afficher un aperçu de vos lettres.

· Sélectionnez Suivant ou Précédent faire défiler votre jeu de données pour vous assurer que les noms et les adresses vous sembles exacts.

· Sélectionnez Aperçu de résultats de nouveau passer des résultats fusionnés aux champs de fusion dans votre lettre.

· Sélectionnez Terminer& fusionner>Documents.

· Sélectionnez Modifier des documents ou Envoyer des Messages électroniques.

Générer automatiquement une table des matières

· Il faut tout d’abord sélectionner, un par un, chaque titre et sous-titre présent dans le texte et devant être présent dans la table de matière.

· Dans l’onglet Accueil, dans la section Style il faut ensuite sélectionner Titre1 pour les titres principaux (liste des tableaux et figures, introduction, partie principale du développement, conclusion, médiagraphie, annexes). Pour les sous-points de développement, il faut sélectionner Titre2. Il ne faut pas sélectionner les titres des tableaux et figures à ce moment.

· Si la police du titre change (police, taille et couleur), il faut remettre la police désirée. Il ne faut pas oublier de vérifier si les options d’interligne ont changé.

· Ensuite, il faut cliquer avec le bouton droit de la souris, sur le style sélectionné et choisir « Mettre à jour Titre1 ou Titre2 pour correspondre à la sélection ».

· Lorsque tous les titres et sous-titres ont été codifiés, il faut placer le curseur à la page du travail reservée à la table de matières. Le titre de la page « Table de matière » se générera automatiquement.

· Il faut aller ensuite dans l’onglet « Références » ; Dans l’onglet référence, il faut cliquer sur l’option « table de matière » dans la section portant le même nom. Une liste déroulante apparaitra.

· Il faut ensuite sélectionner « table automatique 2 » pour que la table des matières génère automatiquement. Le titre de la page apparaîtra aussi automatiquement.

Il faut ensuite harmoniser la police de la table de matières qui est apparue avec le reste de travail. Si le style de la table n’est pas satisfaisant, il est possible de cliquer sur « insérer une table de matières… » pour avoir accès à d’autres styles.

Si les sections ajoutées au texte et que la pagination change, ou que de nouveaux titres sont ajoutés, il est possible de mettre à jour la table des matières en cliquant sur « Mettre à jour la table » dans la section « table des matières » de l’onglet « Références » ou en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la table de matières existante et sélectionner « Mettre à jour tous les champs ».